提升續約成功率：精準投放物管服務項目及預算
16 Jul 2025
很多物業管理公司希望成功獲得物業管理續約，對於續約，我們如何透過問卷調查來提升續約成功率，甚至獲得新合約？隨著數碼化趨勢，採用ChatProperty等智能問卷平台能大幅提升數據收集和分析效率。這些工具不僅簡化問卷設計，還能通過實時反饋和多語言支持，幫助物業管理公司更快速、精準地面對住戶需求，為續約和競投新合約提供強大助力。
問卷調查在續約時發出關鍵作用
物業管理公司在續約前通過問卷調查，能有效了解住戶對現有服務的滿意度及新需求，例如對電動車充電設備或智能化管理的期望。這些數據幫助公司精準規劃服務項目，明確設施數量、規格及預算，避免資源浪費。
同時，問卷可揭示住戶的服務優先次序（如快速充電 vs. 低成本），為招標設定清晰標準，確保選出最適合的供應商。此外，問卷結果作為客觀證據，例如「85%住戶支持新增充電站」，能增強續約提案的說服力，向業主立案法團證明決策的合理性，減少爭議。
透過ChatProperty等數碼問卷工具，簡化問卷設計並提供線上填寫功能，能大幅提升住戶參與率，快速生成數據報告，為續約談判提供有力支持。
實務建議：設計簡潔的問卷（5-10題），聚焦核心需求，如「您對現有保安服務滿意度如何？」或「您支持增設哪些設施？」。利用ChatProperty等數碼問卷工具，可簡化問卷設計並提供線上填寫功能，提升住戶參與率，快速收集數據以支持續約談判。
這樣，物業管理公司可精準提供物業管理服務，正確分配資源及資金預算，在準備續約時獲得業戶及法團的信心。
問卷調查在合約期內如何大幅增加業戶的信心
除了在續約上發揮極大作用外，問卷調查在業戶管理上也是一個很好的溝通工具。
1.提升服務質量，減少投訴
- 及早發現問題：問卷調查能主動收集住戶對現有服務（如清潔、保安、維修）的滿意度和具體痛點。例如，調查可能顯示住戶不滿維修回應時間過長，公司可立即優化流程，減少投訴。
- 針對性改善：根據問卷反饋，公司可以調整服務重點，例如增加清潔頻次或改善保安巡邏安排，從而提升住戶滿意度，降低日常管理壓力。
- 預防衝突：合約期內的問卷能提前發現潛在不滿（如費用爭議或設施不足），讓公司在問題升級前採取行動，避免影響長期關係。
2. 優化招標與服務供應商管理
- 評估現有承包商表現：問卷可收集住戶對現有服務供應商（例如清潔公司或保安公司）的意見，幫助物業管理公司監督承包商表現，確保其達到合約標準。例如，住戶反饋清潔質量不佳，公司可要求承包商整改。
- 為未來招標做準備：即使合約期內未到招標階段，問卷數據可為下一次招標提供參考。例如，住戶表示需要更多電動車充電站，公司可提前計劃招標規格，確保新服務順利推行。
- 成本控制：問卷能揭示哪些服務對住戶重要，哪些可精簡，幫助公司在合約期內優化資源分配，降低不必要的開支。
3. 加強住戶關係，增進信任
- 增強參與感：定期問卷讓住戶感覺自己的意見被重視，例如詢問「您對屋苑新增電動車充電站的看法？」能提升住戶對公司的好感。ChatProperty等工具可通過手機屋苑程式或AI Chatbot 提供便捷的問卷填寫方式，特別適合年輕住戶，提高參與率並加快反饋收集。
- 建立長期信任：通過回應問卷反饋（例如改善穿梭巴士服務站的班次），公司展現對住戶的承諾，增強信任，為未來續約打下基礎。
- 減少誤解：問卷可澄清住戶對管理費或服務範圍的誤解，例如詢問「您是否清楚管理費的用途？」並根據結果加強溝通。
問卷調查在競投新物業管理合約中的協同效應
問卷調查是物業管理公司在競投新合約時的強大工具，特別是當針對與現有管理屋苑相似等級的物業時，能通過挖掘住戶需求、展示專業能力及實現資源共享，產生協同效應，從而顯著提升新合約的成功率。
精準把握住戶需求，提升投標針對性：問卷調查能系統性收集現有屋苑住戶對服務的滿意度及期望，例如保安巡邏頻率、清潔服務質量或新設施需求（如電動車充電站）。這些數據可直接應用於競投相似等級屋苑的合約，確保投標提案精準回應目標屋苑的住戶需求，增加提案吸引力。
數據支持，增強投標說服力：問卷結果作為客觀數據，能證明公司在現有屋苑的成功管理經驗。例如，「根據問卷，90%住戶對我們的智能物業管理App表示滿意」可作為投標文件的核心賣點，向新屋苑的業主立案法團展示公司的專業性和可靠性。這種數據驅動的呈現方式不僅提升信任度，還能與競爭對手區分開來。
實現協同效應，降低營運成本：通過問卷調查，公司可識別現有屋苑與目標屋苑的共性需求，例如智能化管理系統或綠化升級。這些共性允許公司共享資源（如供應商網絡、技術平台或培訓團隊），降低新合約的營運成本。
迎接物管新時代
問卷調查不僅幫助物業管理公司精準投放服務項目和預算，還能在續約和競投新合約中發揮協同效應。通過系統性收集住戶反饋、優化資源分配及展示專業能力，公司能提升業戶信任、降低營運成本，並顯著提高續約及新合約的成功率。